共に描く未来

「日韓交流おまつり2024 in Tokyo」興行事業者公募案内(期間延長)

「日韓交流おまつり2024 in Tokyo」の興行事業者を下記のとおり公募いたします。皆様からの多くのご関心及びご応募をお待ち申し上げます。

2024年4月吉日
日韓交流おまつり2024 in Tokyo運営委員長

1. 「日韓交流おまつり2024 in Tokyo」概要

1)事業目的

日韓共同交流イベントとして、両国の多彩な文化芸術プログラムを実施により両国の友好関係の活性化を図る。

2) 推進背景

○ 2005年「日韓友情年」の主要事業としてスタート
○ 以降~2008年まで毎年ソウルのみで開催
○ 2009年2月11日、日韓外相会談時に東京とソウルでの同時開催を合意
○ 2009年以降、毎年東京とソウルで同時期に開催

3)事業概要(案)

○ 行事名:日韓交流おまつり2024 in Tokyo
○ 日時及び場所
 ‐ 2024年9月28日(土)~29日(日)駒沢オリンピック公園 中央広場(予定)
 ※ 9.26(木)〜27日(金)準備・仕込み、9.30(月)撤去
○ プログラム案
 ‐ 本行事舞台プログラム案
 開会式、K-POPシークレットコンサート、日韓舞台公演など
 ‐ 付帯イベント:常設ブース(韓食販売、韓服試着など)

2. 委託事業概要

1)事業内容

行事全体の企画・運営・管理、公演団選定及び招聘・管理、イベント会場の使用手続き及び製作物等の設置、広報及び取材対応、寄附・協賛金募金活動推進及び関連業務等

2)委託期間

2024年5月頃(契約締結後)~2024年12月頃(最終精算書及び監査報告書提出完了時まで)

3)予算(予定) : 約1億2500万円 ※寄附金及び協賛金に合わせて調整

○ 韓国及び日本政府支援金 : 約9500万円
○ 協賛金 : 約3000万円
※但し、K-POPシークレットコンサート出演アーティスト及び韓国公演団の出演関連費用は韓国文化体育観光部が別途負担する。K-POPアーティスト及び韓国公演団の出演に関する業務は韓国文化体育観光部が選定した韓国国内の事業者が行う。


3. 主な委託内容

1)広報

○ 広報物制作及び配布
○ 各マスコミへの広報

2)イベント全般

○ 事務局の設置及び運営
○ 寄附金・協賛金募集及び各種協力要請関連業務全般
○ 実行委員会の管理及び会議開催
○ イベント会場(駒沢オリンピック公園 中央広場 : 予約済み)の契約及び管理
○ イベントの進行と運営計画樹立
○ ボランティアの募集及び教育・管理
○ 出演公演団の招請及び管理
○ 常設ブース(韓食販売、各種体験コーナーなど)の管理
○ K-POPシークレットコンサート観覧者募集業務全般
○ 開会式招待業務全般
○ 写真、映像などの記録
○ 結果報告書の提出


4. 事業者の選定

1) 選定日程 

※諸事情により変更となる場合があります。

○ 応募申請書類提出期限 : 2024年5月13日(月)12:00まで
 520日(月)1200まで
○ 1次書類審査結果発表(個別通知) : 2024年5月中旬 ※ 予定
○ 2次プレゼンテーション審査(1社当たり制限時間40分): 2024年5月中旬 ※ 予定
○ 優先交渉対象社の発表(個別通知):2024年5月中旬 ※ 予定

2)最終選定までの流れ

○ 1次書類審査
○ 2次プレゼンテーション審査
○ 交渉
 ‐ 優先交渉対象社と契約が成立すれば、次順位交渉対象社との交渉は省略
 ‐ 優先交渉対象社との交渉が決裂すれば、次順位交渉対象社との交渉を実施
○ 契約

5. 応募方法

1) 応募資格

○ 対象事業を遂行する能力を持った事業者(機関、団体または企業)
○ 公示前日から過去最近3年以内に文化芸術行事の実績(経験)のある事業者
 ※日本に所在しない事業者は応募不可(但し、日本に所在する事業者または協力団体との共同応募は可能だが、日本側事業者の遂行能力及び文化芸術行事実施実績の証明が必要)

2) 応募申請書類の提出

○ 提出期限 : 2024年5月13日(月)12:00(必着)
 520日(月)1200まで
○ 提出先 : 日韓交流おまつり 事務局
〒160-0004 東京都新宿区四谷4-4-10 KOREA CENTER 7階
○ 提出方法 : 郵送または持込

3) 応募上の注意事項

○ ご提出いただいた事業計画書(提案書)の内容は、主催側(日韓交流おまつり実行委員会・運営委員会)の許可なく変更することはできない。また、ご提出いただいた事業計画書は契約締結時の契約条件の一部として見なす。
○ 事業計画書(提案書)の審査に際し必要な場合は、追加書類の提出を要求することもある。提出された追加書類も事業計画書(提案書)と同一の効力を持つ。
○ 提出書類は、契約書に特別に明記する内容を除き、契約書に準ずる効力を持つと見なすため、慎重に作成。
○ 事業計画書(提案書)の内容は客観的に立証できるものでなければならない。虚偽記載の発覚或いは立証要求に応えられない場合は評価対象から除外とし、事業者選定後に不正又は虚偽が発覚した際には、当方から損害賠償を請求できるとし、関連費用は応募者側が負担する。
○ 応募に関する全ての費用(準備から発送、第2次審査の交通費など)は応募者の負担とし、提出された書類は一切返還しない。
○ 事業遂行による生産物の所有権は、主催側(日韓交流おまつり実行委員会・運営委員会)に属するものとする。
○ 予算は興行事業者の運営のための諸経費(人件費など)には一切使用することができない。
○ 興行事業者選定後、当初の事業計画から著しい変更がある場合、当方は事業者選定及びその契約を取り消すことができる。
○ 提出書類に不正又は虚偽事項が発見された場合、評価対象の除外とし、契約後に発見された場合、興業事業者選定及びその契約を取り消すことができる。
○ 本公募及び事業遂行過程において主催側(日韓交流おまつり実行委員会・運営委員会)が提供する資料等は他の目的のために使用することはできず、これらに関する全ての責任は興行事業者が負うものとする。
○ 興行事業者公募案内に記載された内容は最低限の事項のみを規定しており、その他の事項に関して問題が発生しないよう興行事業者が予め処置をとるとする。
○ 興行事業者選定委員会の構成、審査基準、審査過程、審査結果について異議を提起することはできず、審査結果の詳細内容は公開しない。
○ 選定の結果、事業遂行に適する事業者(事業計画書)がなかった場合は、事業者の選定を見送る。

6. 事業計画書の作成

1) 提出書類

【様式参照】

○ 応募申請書 Download
○ 最近3年間の事業実績
○ 事業実績証明書
○ 経営実態報告書
○ 事業遂行組織体系及び人員配置計画
○ 事業遂行人員履歴書(1人ずつ作成)

【自由形式】

○ 協賛金募集の計画及び推進戦略
○ 予算支出計画書
○ イベントの全体内容企画案
○ 広報計画
○ その他、本事業を成功させるための各種事項

【添付書類】

○ 事業者登録証コピー
○ 法人登記簿謄本コピー
○ 法人定款

2)事業計画書作成要領

○ 本事業の概要、プログラム案及び本項目の要領に沿い日本語で作成。 ○ 上記項目にない事項でも本事業遂行に必要だと判断される内容などがある場合は自由に追加提案が可能。
○ 詳細に作成することを原則とし、その根拠・参考となるような資料等は必ず添付する。専門的及び技術的な説明等で分量が多い場合は、別紙資料として作成。
○ 作成内容を客観的に立証できる資料等も添付して提出可能。
○ 不必要な記述などは極力避け、明瞭ではっきりとした形で作成し、用語についても不確実な用語や抽象的な表現(例:~することもあり得る、~かもしれない)は避ける。


7. 事業者審査

1)審査及び選定方法

○ 興行事業者選定委員会を構成し、審査基準に沿って事業計画書を検討し採点。
○ 最も高い点数を得た事業者を優先交渉事業者として選定。

2)評価項目及び配点

区分

評価項目

配点

事業企画

○ 企画の創意性、当事業への理解度

○ 事業計画の具体性、適正性、実現可能性

25

事業推進

○ 事業実績(類似事業の推進実績)及び遂行能力

○ イベント運営及び管理計画の適正性と可能性

20

人員・組織管理

○ 人員配備計画及び現場運営人員の適正性

15

広報

○ 広報計画(コストパフォーマンスなど)

15

収支

○ 協賛金募集計画

○ 支出計画

25

8. お問い合わせ

日韓交流おまつり 事務局
〒160-0004 東京都新宿区四谷4-4-10 KOREA CENTER 7階
TEL : 03-5341-4791